Notulen  raad voor maatschappelijk welzijn

De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn kan mededelingen doen vooraleer de eigenlijke zitting aanvangt.

De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld. De notulen worden ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de raadsleden.

Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur.

• Decreet lokaal bestuur, artikel 32, 74, 277 en 278.
• Huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn.

Volgens de rechtspositieregeling van stad en OCMW Vilvoorde hebben medewerkers met een contract onbepaalde duur of een statutaire aanstelling en medewerkers die met een contract bepaalde duur of een vervangingsovereenkomst meer dan 1 jaar in dienst zijn, recht op een hospitalisatieverzekering. De basisverzekering wordt betaald door de werkgever, voor de uitgebreide formule moet bijbetaald worden. Ook gezinsleden die onder hetzelfde dak wonen en gepensioneerde medewerkers kunnen intekenen maar betalen zelf de bijdragen.

In april 2021 heeft de Federale Pensioendienst- Gemeenschappelijke Sociale Dienst (GSD) een overheidsopdracht uitgeschreven betreffende de gunning van de overeenkomst voor een collectieve hospitalisatieverzekering, voor de periode 2022-2025. Na de openbare aanbestedingsprocedure werd de collectieve hospitalisatieverzekering gegund aan Ethias voor een periode van 4 jaar.

De huidige kaderovereenkomst met  Ethias loopt tot 31 december 2025.

Gezien de beslissing van de federale GSD kunnen de Vlaamse lokale en provinciale besturen niet intekenen op de overheidsopdracht die zij zullen uitschrijven (enkel toegankelijk voor de Waalse en Brusselse lokale en provinciale besturen die aangesloten zijn bij de federale GSD). De GSD-V heeft zelf het initiatief genomen om een eigen overheidsopdracht uit te schrijven ten gunste van de bij de GSD-V aangesloten besturen en instellingen.

De besturen betalen een premie aan de GSD-V voor alle aangesloten medewerkers. Deze premie bedraagt 0,15% van het brutoloon.

De GSD-V vraagt aan de openbare besturen of zij interesse hebben om in te tekenen op deze overheidsopdracht.

De overheidsopdracht (mededingingsprocedure met onderhandeling) heeft betrekking op het afsluiten van een collectieve hospitalisatieverzekering, met de keuze tussen 2 formules: een basisformule (gemeenschappelijke/tweepersoonskamer) en een uitgebreide formule (eenpersoonskamer). De uitvoering van de opdracht zal ingaan op 1 januari 2026 en loopt voor 4 jaar, met de mogelijkheid tot een verlenging van 2 x 1 jaar.

In tegenstelling tot het verleden zal de toewijzing van de opdracht gebaseerd worden op meerdere gunningscriteria:
- de waarborgen (20 punten)
- de dienstverlening ( 30 punten)
 - de prijs (50 punten).

De dekking is grotendeels gelijklopend aan diegene die momenteel wordt aangeboden. De verschillen zijn vermeld in de nota in bijlage.

Momenteel is er nog geen zicht op de kostprijs van de hospitalisatieverzekering aangezien de overheidsopdracht nog moet gevoerd worden.
Informatief zijn dit de bedragen die momenteel gelden voor de huidige hospitalisatieverzekering bij Ethias:

 Wie heeft recht op een hospitalisatieverzekering:

• medewerkers met een statutaire aanstelling of een contract van onbepaalde duur of een tijdelijk contract langer dan 1 jaar. De basisbijdrage wordt betaald door de werkgever. De medewerker kan opteren om de uitgebreide formule te kiezen en/of gezinsleden aan te sluiten. De medewerker betaald deze meerkost zelf.
• gepensioneerde medewerkers voor zover zij op het moment van hun pensionering instemmen met de ononderbroken voortzetting van hun verzekering. Zij betalen de bijdrage zelf en hebben de keuze tussen een basisformule of een uitgebreide formule.
• mandatarissen op voorwaarde dat zij lid worden van de GSD-V. Het lidgeld en de kost van de hospitalisatieverzekering wordt betaald door de de mandataris. Het jaarlijks lidgeld bedraagt:    

• Besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen.
• Besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 april 2019 betreffende vaststellen van de rechtspositieregeling voor het personeel van het stadsbestuur Vilvoorde en het OCMW van Vilvoorde, zoals gewijzigd. 

1. Traject opstart en uitwerking Lokaal Partnerschap

Op 16 januari 2023 werd er vanuit de VVSG en de VDAB een brief naar alle lokale besturen in Vlaams-Brabant uitgestuurd met daarin een toelichting rond het project Capacity Building. Hieraan voorafgaand werden de regisseurs sociale economie en werk van de provincie, waaronder ook die in dienst van de stad Vilvoorde, bij eerdere overlegmomenten betrokken om input te geven. Doelstelling van dit project was om versnippering van initiatieven rond begeleiding van doelgroepen over Vlaanderen tegen te gaan, budgetten te bundelen en in te zetten op organisatie-overschrijdende samenwerking waarbij diverse expertises gecombineerd worden voor het optimaal begeleiden van werkzoekenden met een multiproblematiek.

De middelen voor dit project, welke grotendeels gefinancierd wordt door Europa WSE (EWSE) (vroegere ESF) waren echter afkomstig vanuit de heroriëntering van middelen van diverse aflopende ESF-projecten. Deze ESF-projecten (bij ons sTEAM/ The 18, de gratis JobRoad edities, Diana at work en ICAN) liepen allemaal op het einde van het werkingsjaar 2023 af waarna de bijhorende middelen allemaal in één pot verzameld werden in kader van de nieuwe lokale partnerschappen Capacity Building.

In navolging van deze brief en toelichting werd tussen januari 2023 en oktober 2024 het voorbereidende en vormgevend traject voor het lokaal partnerschap opgedeeld in fases.

In fase 1 werd ingezet op het uitwerken van een werkingsgebied waarin het lokaal partnerschap operationeel zou worden. Voor onze regio werd het regiegebied sociale economie en werk van Vilvoorde, Machelen en Grimbergen als basis gezien. Een uitbreiding met het regiegebied van Zaventem, Wezembeek-Oppem en Kraainem werd ook onderzocht maar uiteindelijk niet doorgevoerd omdat men het risicovol vond om met de faciliteitengemeenten samen te werken. Vanuit de colleges van de drie lokale besturen werd echter beslist dat Zaventem wel welkom zou blijven om zich alsnog aan te sluiten. In fase 4 werd deze vraag door Zaventem alsnog gesteld waar na een positief antwoord van alle lokale besturen zij mee in het resterend proces opgenomen werden.

In fase 2 werden de lokale besturen bevraagd rond de uitdagingen, doelgroepen en drempels rond (doorstroom naar) activering. Deze resultaten, gecombineerd met aangeleverde informatie vanuit partners, werd samengelegd tijdens een arena-analyse. Hieruit werd vervolgens het lokaal addendum vormgegeven; een document waarin alle drempels, noden en doelgroepen aanwezig in de regio weergegeven werden en waarop partners zich konden aandienen om deel van het partnerschap uit te maken..

Tijdens fase 3 werd vervolgens het matchingsproces doorlopen. Hier werden de kandidaturen van partners die zich kandidaat stelden onderworpen aan een aangestelde jury. Deze jury bestaande uit 2 medewerkers van de lokale besturen, 1 VDAB medewerker en een medewerker van de provincie Vlaams-Brabant (extern jurylid)) evalueerde elke kandidatuur. Na het doorlopen van het gehele selectieproces werden Arktos, Emino, JobRoad, CAW Halle-Vilvoorde en AIF+ als partners weerhouden.

Vervolgens zouden de kernpartners (de lokale besturen en VDAB) vanuit een gelijkwaardige positie aan tafel zitten om samen het partnerschap vorm te geven in de fase 4. Vanuit Europa WSE (EWSE) werd hiervoor een lijst van 19 vragen uitgewerkt welke moesten bijdragen aan het vormgeven van een goed, volledig en realistisch projectvoorstel. Tijdens de vormgevingssessies werd hiervoor de expertise en visie van elk van de partners samengelegd en op elk van deze 19 vragen via discussie, dialoog en consensus een antwoord geformuleerd. Dit met als resultaat het projectvoorstel.

Tijdens deze fase werden ook enkele financiële afspraken gemaakt tussen de vier lokale besturen door de financieel directeurs. Dit rond de cofinanciering, voorfinanciering en de financiering van het uitbesteden van de penhouderrol (financieel en administratief) aan één van de partners van het partnerschap. Hierrond werd afgesproken om hiervoor de verdeling steeds te baseren op basis van het inwonersaantal van de lokale besturen. 

In oktober 2023 werd vervolgens het projectvoorstel ingediend ter goedkeuring bij Europa WSE en tegelijkertijd bij de verschillende gemeenteraden van de deelnemende lokale besturen. Elk van deze partijen gaf positief antwoord waarna gedurende de rest van 2024 verder werd ingezet op het concreet uitwerken en opzetten van het partnerschap (opstellen partnerschapsovereenkomst, aanwerven medewerkers,..) om een vlotte opstart in januari 2024 te bekomen.

2. Opstart en uitdagingen operationeel partnerschap

Op 2024 kon het lokaal partnerschap LiFT met een voltallig team van coaches uit verschillende partners opstarten. Hierbij werd meteen ingezet op de diverse aspecten noodzakelijk om het partnerschap operationeel te maken (uitwerken flows en procedures, maken van afspraken, verdiepen in lokale sociale kaart,….).

Al snel bleek dat de opstart alsnog stroever zou lopen dan verwacht. Rond december 2023 werd door EWSE en VVSG een eerste reeks van een 15-tal documenten in kader van GDPR verplichtingen bezorgd aan de lokale partnerschappen. Deze documenten moesten de diverse GDPR-kwesties binnen het partnerschap juridisch in goede banen leiden ( gaande van data-uitwisseling tussen partners in het partnerschap tot vertrouwelijkheiddocumenten). Ondanks dat de GDRP wetgeving relatief onbekend was bij het merendeel van de betrokken partners konden een aantal documenten relatief vlot aangepast worden. Twee documenten, de Data Protection Impact Assessment (DPIA) en Joint Controller Agreement (JCA), bleken echter ingewikkelder te zijn dan zowel het partnerschap GriMaViZa, andere partnerschappen over heel Vlaanderen als EWSE en VVSG gedacht hadden. Dit omdat dit uitvoerige documenten bleken te zijn waarbij enige kennis rond GDPR-wetgeving noodzakelijk was.

Gelet dat deze twee documenten niet onmiddellijk in orde gebracht konden worden werd besloten om zowel de opstart van cliënten als het ondertekenen van de partnerschapsovereenkomst op pauze te zetten terwijl hier verder aan gewerkt werd. Na 2 maanden werd echter vanuit de stuurgroep beslist dat het opstarten van toeleidingen en begeleiding van cliënten mocht beginnen ondanks dat deze documenten nog niet finaal in orde waren. Dit om toch een doorstart te kunnen maken mits er steeds aandacht aan databescherming werd gespendeerd om het risico minimaal te houden. Voor de partnerschapsovereenkomst werd dit destijds beschouwd als verplichte bijlagen waardoor de ondertekening voor onbepaalde tijd uitgesteld werd.

Vanuit de penhouder (medewerker stad Vilvoorde), coördinator en supervisor van het lokaal partnerschap werd doorheen 2024 blijvend ingezet op het vormgeven van deze documenten. Deze vooruitgang werd echter gehinderd door beperkte technische kennis, wisselende verwachtingen vanuit EWSE rond de inhoud van de documenten, veranderende sjablonen en diverse workshops verspreid doorheen 2024. Dit met als gevolg dat er geen finale versie voorgelegd kon worden voor het einde van 2024.

3. Resultaten en ondernomen acties werkingsjaar

Ondanks de afwezigheid van de overeenkomst en GDPR-documenten kon doorheen het werkingsjaar 2024 het lokaal partnerschap LiFT zich ontplooien volgens verwachtingen en zich verankeren in de regio.  Er konden tussen januari 2024 en begin december 2024 93 cliënten uit de verschillende lokale besturen (grondgebied) aangemeld worden, waarvan 75 mochten opstarten (en al minstens 1 werk heeft gevonden). Van deze 75 trajecten waren +-30 cliënten afkomstig uit Vilvoorde (waarvan 17 (18% van alle toeleidingen) toegeleid door het lokaal bestuur zelf).

Bijkomend werd vanuit het lokaal partnerschap ViMaGriZa de trekkersrol opgenomen om een provinciaal overlegorgaan voor alle lokale partnerschappen in Vlaams-Brabant op te starten. Dit vanuit de filosofie om te leren uit good practices, gemeenschappelijke signalen op te vangen en elkaar wederzijds te ondersteunen. Vanuit deze actie stelde het lokaal partnerschap GriMaViZa, en de bijhorende lokale besturen, zich op als verbindend en trekkend op provinciaal vlak.

Tenslotte kon het lokaal partnerschap zich ook bekend maken naar omliggende partners en de relevante sociale kaart via netwerkacties, bezoeken en toelichtingen.

Vanuit EWSE wordt tegen 31 maart 2025 de rapportage van het werkingsjaar 2024 verwacht. Dit om genomen acties, het besteedde budget en andere zaken in beeld te brengen. Gelet op de moeilijkheden dat het merendeel van de lokale partnerschappen ervaren met de JCA en DPIA werd dan ook beslist deze niet langer als verplichte bijlagen te zien voor de partnerschapsovereenkomst (waardoor deze nu ter ondertekening voorgelegd kan worden). Dit zodat dit tijdig in orde gebracht kan worden en er geen financiële gevolgen voor de partnerschappen zijn (wachten op volgende schijf van middelen).