1. Traject opstart en uitwerking Lokaal Partnerschap
Op 16 januari 2023 werd er vanuit de VVSG en de VDAB een brief naar alle lokale besturen in Vlaams-Brabant uitgestuurd met daarin een toelichting rond het project Capacity Building. Hieraan voorafgaand werden de regisseurs sociale economie en werk van de provincie, waaronder ook die in dienst van de stad Vilvoorde, bij eerdere overlegmomenten betrokken om input te geven. Doelstelling van dit project was om versnippering van initiatieven rond begeleiding van doelgroepen over Vlaanderen tegen te gaan, budgetten te bundelen en in te zetten op organisatie-overschrijdende samenwerking waarbij diverse expertises gecombineerd worden voor het optimaal begeleiden van werkzoekenden met een multiproblematiek.
De middelen voor dit project, welke grotendeels gefinancierd wordt door Europa WSE (EWSE) (vroegere ESF) waren echter afkomstig vanuit de heroriëntering van middelen van diverse aflopende ESF-projecten. Deze ESF-projecten (bij ons sTEAM/ The 18, de gratis JobRoad edities, Diana at work en ICAN) liepen allemaal op het einde van het werkingsjaar 2023 af waarna de bijhorende middelen allemaal in één pot verzameld werden in kader van de nieuwe lokale partnerschappen Capacity Building.
In navolging van deze brief en toelichting werd tussen januari 2023 en oktober 2024 het voorbereidende en vormgevend traject voor het lokaal partnerschap opgedeeld in fases.
In fase 1 werd ingezet op het uitwerken van een werkingsgebied waarin het lokaal partnerschap operationeel zou worden. Voor onze regio werd het regiegebied sociale economie en werk van Vilvoorde, Machelen en Grimbergen als basis gezien. Een uitbreiding met het regiegebied van Zaventem, Wezembeek-Oppem en Kraainem werd ook onderzocht maar uiteindelijk niet doorgevoerd omdat men het risicovol vond om met de faciliteitengemeenten samen te werken. Vanuit de colleges van de drie lokale besturen werd echter beslist dat Zaventem wel welkom zou blijven om zich alsnog aan te sluiten. In fase 4 werd deze vraag door Zaventem alsnog gesteld waar na een positief antwoord van alle lokale besturen zij mee in het resterend proces opgenomen werden.
In fase 2 werden de lokale besturen bevraagd rond de uitdagingen, doelgroepen en drempels rond (doorstroom naar) activering. Deze resultaten, gecombineerd met aangeleverde informatie vanuit partners, werd samengelegd tijdens een arena-analyse. Hieruit werd vervolgens het lokaal addendum vormgegeven; een document waarin alle drempels, noden en doelgroepen aanwezig in de regio weergegeven werden en waarop partners zich konden aandienen om deel van het partnerschap uit te maken..
Tijdens fase 3 werd vervolgens het matchingsproces doorlopen. Hier werden de kandidaturen van partners die zich kandidaat stelden onderworpen aan een aangestelde jury. Deze jury bestaande uit 2 medewerkers van de lokale besturen, 1 VDAB medewerker en een medewerker van de provincie Vlaams-Brabant (extern jurylid)) evalueerde elke kandidatuur. Na het doorlopen van het gehele selectieproces werden Arktos, Emino, JobRoad, CAW Halle-Vilvoorde en AIF+ als partners weerhouden.
Vervolgens zouden de kernpartners (de lokale besturen en VDAB) vanuit een gelijkwaardige positie aan tafel zitten om samen het partnerschap vorm te geven in de fase 4. Vanuit Europa WSE (EWSE) werd hiervoor een lijst van 19 vragen uitgewerkt welke moesten bijdragen aan het vormgeven van een goed, volledig en realistisch projectvoorstel. Tijdens de vormgevingssessies werd hiervoor de expertise en visie van elk van de partners samengelegd en op elk van deze 19 vragen via discussie, dialoog en consensus een antwoord geformuleerd. Dit met als resultaat het projectvoorstel.
Tijdens deze fase werden ook enkele financiële afspraken gemaakt tussen de vier lokale besturen door de financieel directeurs. Dit rond de cofinanciering, voorfinanciering en de financiering van het uitbesteden van de penhouderrol (financieel en administratief) aan één van de partners van het partnerschap. Hierrond werd afgesproken om hiervoor de verdeling steeds te baseren op basis van het inwonersaantal van de lokale besturen.
In oktober 2023 werd vervolgens het projectvoorstel ingediend ter goedkeuring bij Europa WSE en tegelijkertijd bij de verschillende gemeenteraden van de deelnemende lokale besturen. Elk van deze partijen gaf positief antwoord waarna gedurende de rest van 2024 verder werd ingezet op het concreet uitwerken en opzetten van het partnerschap (opstellen partnerschapsovereenkomst, aanwerven medewerkers,..) om een vlotte opstart in januari 2024 te bekomen.
2. Opstart en uitdagingen operationeel partnerschap
Op 2024 kon het lokaal partnerschap LiFT met een voltallig team van coaches uit verschillende partners opstarten. Hierbij werd meteen ingezet op de diverse aspecten noodzakelijk om het partnerschap operationeel te maken (uitwerken flows en procedures, maken van afspraken, verdiepen in lokale sociale kaart,….).
Al snel bleek dat de opstart alsnog stroever zou lopen dan verwacht. Rond december 2023 werd door EWSE en VVSG een eerste reeks van een 15-tal documenten in kader van GDPR verplichtingen bezorgd aan de lokale partnerschappen. Deze documenten moesten de diverse GDPR-kwesties binnen het partnerschap juridisch in goede banen leiden ( gaande van data-uitwisseling tussen partners in het partnerschap tot vertrouwelijkheiddocumenten). Ondanks dat de GDRP wetgeving relatief onbekend was bij het merendeel van de betrokken partners konden een aantal documenten relatief vlot aangepast worden. Twee documenten, de Data Protection Impact Assessment (DPIA) en Joint Controller Agreement (JCA), bleken echter ingewikkelder te zijn dan zowel het partnerschap GriMaViZa, andere partnerschappen over heel Vlaanderen als EWSE en VVSG gedacht hadden. Dit omdat dit uitvoerige documenten bleken te zijn waarbij enige kennis rond GDPR-wetgeving noodzakelijk was.
Gelet dat deze twee documenten niet onmiddellijk in orde gebracht konden worden werd besloten om zowel de opstart van cliënten als het ondertekenen van de partnerschapsovereenkomst op pauze te zetten terwijl hier verder aan gewerkt werd. Na 2 maanden werd echter vanuit de stuurgroep beslist dat het opstarten van toeleidingen en begeleiding van cliënten mocht beginnen ondanks dat deze documenten nog niet finaal in orde waren. Dit om toch een doorstart te kunnen maken mits er steeds aandacht aan databescherming werd gespendeerd om het risico minimaal te houden. Voor de partnerschapsovereenkomst werd dit destijds beschouwd als verplichte bijlagen waardoor de ondertekening voor onbepaalde tijd uitgesteld werd.
Vanuit de penhouder (medewerker stad Vilvoorde), coördinator en supervisor van het lokaal partnerschap werd doorheen 2024 blijvend ingezet op het vormgeven van deze documenten. Deze vooruitgang werd echter gehinderd door beperkte technische kennis, wisselende verwachtingen vanuit EWSE rond de inhoud van de documenten, veranderende sjablonen en diverse workshops verspreid doorheen 2024. Dit met als gevolg dat er geen finale versie voorgelegd kon worden voor het einde van 2024.
3. Resultaten en ondernomen acties werkingsjaar
Ondanks de afwezigheid van de overeenkomst en GDPR-documenten kon doorheen het werkingsjaar 2024 het lokaal partnerschap LiFT zich ontplooien volgens verwachtingen en zich verankeren in de regio. Er konden tussen januari 2024 en begin december 2024 93 cliënten uit de verschillende lokale besturen (grondgebied) aangemeld worden, waarvan 75 mochten opstarten (en al minstens 1 werk heeft gevonden). Van deze 75 trajecten waren +-30 cliënten afkomstig uit Vilvoorde (waarvan 17 (18% van alle toeleidingen) toegeleid door het lokaal bestuur zelf).
Bijkomend werd vanuit het lokaal partnerschap ViMaGriZa de trekkersrol opgenomen om een provinciaal overlegorgaan voor alle lokale partnerschappen in Vlaams-Brabant op te starten. Dit vanuit de filosofie om te leren uit good practices, gemeenschappelijke signalen op te vangen en elkaar wederzijds te ondersteunen. Vanuit deze actie stelde het lokaal partnerschap GriMaViZa, en de bijhorende lokale besturen, zich op als verbindend en trekkend op provinciaal vlak.
Tenslotte kon het lokaal partnerschap zich ook bekend maken naar omliggende partners en de relevante sociale kaart via netwerkacties, bezoeken en toelichtingen.
Vanuit EWSE wordt tegen 31 maart 2025 de rapportage van het werkingsjaar 2024 verwacht. Dit om genomen acties, het besteedde budget en andere zaken in beeld te brengen. Gelet op de moeilijkheden dat het merendeel van de lokale partnerschappen ervaren met de JCA en DPIA werd dan ook beslist deze niet langer als verplichte bijlagen te zien voor de partnerschapsovereenkomst (waardoor deze nu ter ondertekening voorgelegd kan worden). Dit zodat dit tijdig in orde gebracht kan worden en er geen financiële gevolgen voor de partnerschappen zijn (wachten op volgende schijf van middelen).
Er wordt een gezamenlijke samenwerkingsovereenkomst gesloten met alle partnerorganisaties actief binnen het lokaal partnerschap.
De samenwerkingsovereenkomst maakt integraal deel uit van het besluit.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur worden gemachtigd om de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen.
Een afschrift wordt bezorgd aan de contractpartijen.