De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn kan mededelingen doen vooraleer de eigenlijke zitting aanvangt.
Er wordt kennisgenomen van de mededelingen door de voorzitter:
De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld. De notulen worden ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking gesteld van de raadsleden.
Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de algemeen directeur.
De notulen van de openbare zitting van 3 juni 2024 worden als goedgekeurd beschouwd.
Conform artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur rapporteert de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over organisatiebeheersing. Die rapportering moet jaarlijks gebeuren uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar conform het decreet. Naar aanleiding van de integratie stad /OCMW werd een evaluatie gemaakt van de kaders voor organisatiebeheersing met de bedoeling deze op elkaar af te stemmen. Het nieuwe kader voor organisatiebeheersing zoals vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met het managementteam en beschreven in het document ‘Het algemeen kader organisatiebeheersing’ werd goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 november 2021.
Het jaarrapport organisatiebeheersing biedt een globaal overzicht van de acties die we ondernemen en hun inhoudelijke stand van zaken, ter realisatie van alle aanbevelingen. De rapportering gebeurt aan de hand van een verslag over de stand van zaken van alle acties die bijdragen tot een betere interne werking. Het omvat enerzijds de verbetertrajecten en- acties naar aanleiding van zelfevaluaties en anderzijds de aanbevelingen uit interne of externe audits.
Het jaarrapport werd opgesteld conform de afspraken binnen het kader organisatiebeheersing goedgekeurd door de de raad voor maatschappelijk welzijn, geeft een rapportering van de stand van zaken op 31 december 2023 en bestaat uit:
Er wordt kennisgenomen van de rapportering over het organisatiebeheersingssysteem – 2023.
Het rapport maakt integraal deel uit van dit besluit.
Nadat de rekeningen van de boekhouding in overeenstemming zijn gebracht met de gegevens van de inventaris van al de bezittingen, rechten, vorderingen, schulden en verplichtingen, van welke aard ook, van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, worden ze samengevat opgenomen in het ontwerp van de jaarrekening. De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting. De jaarrekening wordt vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. De toezichthoudende overheid dient de jaarrekening goed te keuren.
Op 31 december 2023 bedraagt het beschikbaar gecumuleerd budgettair resultaat 12 604 734 euro en het totaal van de balans 241 264 432 euro.
Het laatste journaalnummer in de algemene boekhouding is 4046141887. Het laatste journaalnummer in de budgettair journaal is 185 432.
De jaarrekening over het jaar 2023 van de stad en OCMW Vilvoorde en de bijhorende documentatie werd op maandag 10 juni 2024 bezorgd aan de leden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
Het deel OCMW van de jaarrekening over het jaar 2023 van stad en OCMW Vilvoorde wordt vastgesteld.
De jaarrekening over het jaar 2023 van stad en OCMW Vilvoorde maakt integraal deel uit van dit besluit.
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn stelden op 29 april 2019 het arbeidsreglement voor het personeel van het stadsbestuur en het OCMW van Vilvoorde vast. Bij besluiten van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn werden wijzigingen goedgekeurd: een eerste wijziging op 22 juni 2020, tweede wijziging op 22 februari 2021, een derde wijziging op 24 januari 2022 en een vierde wijziging op 25 september 2023.
Het arbeidsreglement dient op verschillende elementen geactualiseerd te worden:
Het voorstel werd voorgelegd aan de vakbonden en resulteerde in een protocol.
In het artikel 6. Tijdelijk andere arbeid wordt de bepaling 'de uitoefening van een hogere functie wordt geregeld in de rechtspositieregeling' geschrapt omdat de verschillende mogelijkheden van tijdelijke arbeid, die ruimer zijn dan een hogere functie, opgenomen zijn in de rechtspositieregeling.
In artikel 8 - Aanvang en einde werkdag, wordt het einduur aangepast naar 18.00, zoals bij de meeste uurroosters van toepassing is. Uitzonderingen blijven mogelijk.
In artikel 10 wordt de termijn voor de kennisgeving van de afwijking van de normale uurroosters verlengd naar 7 kalenderdagen, zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving.
In artikel 16 - controle wordt de passage van de 15 minuten die voorzien zijn als werktijd voor het omkleden en opfrissen bij het uitvoeren van ongezond en gevaarlijk werk, vermeld i.p.v. bij artikel 20.
Het artikel 19 - Opzeggingstermijnen wordt geschrapt aangezien de bepalingen zijn opgenomen in de respectievelijke artikels betreffende het ontslag.
Er wordt een nieuw artikel 19 - ziekte tijdens vakantie, toegevoegd naar aanleiding van gewijzigde wetgeving.
Artikel 21 - Sancties, orde en tuchtmaatregelen, contractuele personeelsleden wordt vervangen door artikel 21 - Sancties. Er wordt in het artikel een opsplitsing gemaakt tussen sancties voor contractuele medewerkers en tuchtmaatregelen voor statutaire medewerkers. Bijgevolg wordt het artikel 22 - sancties, orde en tuchtmaatregelen statutaire personeelsleden, geschrapt.
Er wordt een artikel 22 toegevoegd dat het einde van de tewerkstelling behandelt. Dit artikel behandelt het 'Ontslag – contractuele en statutaire medewerkers', het 'ontslag wegens dringende redenen – contractuele en statutaire medewerkers', het 'verlies van hoedanigheid en definitieve ambtsneerlegging – statutaire medewerkers', en de procedure medische overmacht-contractuele en statutaire medewerkers.
In artikel 23- Principe, worden overbodige passages geschrapt.
In artikel 24 - modaliteiten bij ziekte of ongeval, wordt de tekst meer gestructureerd en wordt opgenomen dat er geen medisch attest nodig is voor de eerste dag ziekte en dit voor maximaal 3 ziekteperiodes per kalenderjaar.
In artikel 25 - Modaliteiten bij arbeidsongeval of arbeidswegongeval, worden de definities opgenomen. Er wordt geduid dat de medewerker die slachtoffer is van een arbeidsongeval op weg van en naar het werk, indien mogelijk, zorgt voor een getuige, behalve wanneer de ordediensten of hulpdiensten zijn opgetreden. De mogelijkheid om een arts, al dan niet in een ziekenhuis, te consulteren wordt opgenomen. De modaliteiten van uitbetaling van het loon, worden eveneens vermeld.
Artikel 36 - Werkkledij en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's) wordt herschreven. Er wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen werkkledij en persoonlijke beschermingsmiddelen. Bovendien zijn de verplichtingen van het bestuur en de verplichtingen van de medewerker duidelijk vermeld.
In bijlage 2. Reglement tijdsregistratie worden de uurroosters voor de dienst Burgerzaken en het Sociaal Huis, aangepast zoals eerder besproken.
In bijlage 3 - Samenstelling bijzonder onderhandelingscomité en hoog overlegcomité worden de namen van de leden aangepast.
In bijlage 8. - Reglement voor het gebruik van elektronische communicatie en e-communicatie, wordt een artikel 12 toegevoegd. Dit artikel vermeldt het verbod op het gebruik van de app TIKTOK.
In bijlage 7 - Beleidsverklaring alcohol- en drugbeleid', wordt eveneens medicatie als een mogelijke drug opgenomen, aangezien ook medicatie een negatieve en gevaarlijke invloed kan hebben op het welzijn en de veiligheid van medewerkers.
In bijlage 9 - Reglement voor het gebruik van een persoonlijk G.S.M-toestel, wordt het woord 'G.S.M.-toestel vervangen door een 'mobiele telefoon'.
In bijlage 13 - Camerabewaking op de arbeidsplaats wordt de vroegere bijlage 18 geïntegreerd.
In bijlage 14 - Reglement geolokalisatiesysteem (Track & Trace) wordt het woord passagier geschrapt als het niet mogelijk is om hierover via de software uitspraken te kunnen doen. De functietitels die gewijzigd zijn, worden aangepast.
In bijlage 15 - Re-integratie arbeidsongeschikte personeelsleden' wordt de termijn voor opstart gewijzigd naar 3 maanden. Het artikel wordt aangepast op basis van de nieuwe richtlijnen voor de re-integratie van medewerkers.
In bijlage 16 - Inzameling en verwerking van persoonsgegevens _GDPR, werd het mailadres van de DPO toegevoegd en werd de lijst van dienstverleners geactualiseerd.
In bijlage 17 - Procedure psychosociale risico's, wordt het artikel 5 aangepast met toevoeging van de bescherming tegen represailles. De titel van het artikel 6 wordt aangepast zodat ook de preventiemaatregelen duidelijk belicht worden. Het artikel 7 wordt aangepast om misbruik van procedures te voorkomen.
Bijlage 18 - Reglement camerabewaking op de Asiat-site wordt verwijderd aangezien deze bijlage integraal is opgenomen in de bijlage 13 - Camerabewaking op de arbeidsplaats. Door deze schrapping, worden de overige bijlages hernummerd.
Er wordt een bijlage 23 - Model ziekte tijdens verlofperiode, toegevoegd. Dit model moet gebruikt worden wanneer een medewerker ziek wordt tijdens zijn verlofperiode en deze dagen wil opnemen op een later tijdstip zoals bepaald in artikel 19 van het arbeidsreglement.