2024_GR_00146 - Restaureren en herbestemmen van de turnzaal van de voormalige meisjeskostschool 'Les Peupliers' bij de stedelijke academie voor muziek, woord en dans. Goedkeuren van de opdrachtdocumenten en de plaatsingsprocedure. Openbare procedure. - Beslissing

Overheidsopdracht met geraamde uitgave hoger dan 30 000 euro exclusief btw:

In overeenstemming met het besluit van 22 februari 2021 houdende de vaststelling van het begrip 'dagelijks bestuur' is de vaststelling van de opdrachtdocumenten en de plaatsingsprocedure van een overheidsopdracht de bevoegdheid van het uitvoerend orgaan:

• Overheidsopdrachten met een verbintenis tot maximaal 4 jaar, ongeacht het bedrag van de exploitatieuitgave, en die past binnen de grenzen van het goedgekeurde meerjarenplan.
• Overheidsopdrachten met een verbintenis voor langer dan 4 jaar, waarvan het bedrag van de exploitatieuitgave maximaal 139 000 euro is, exclusief btw, en past binnen de grenzen van het goedgekeurde meerjarenplan.
• Overheidsopdrachten met een verbintenis, waarvan het bedrag van de investeringsuitgave maximaal 139 000 euro, exclusief btw, is, en past binnen de grenzen van het goedgekeurde meerjarenplan.

In alle overige gevallen is het beleidsorgaan bevoegd.

Toelichting bij de opdracht:

In zitting van 22 februari 2022 nam het college van burgemeester en schepenen kennis van de toekenning van de restauratiepremie voor de restauratie van de turnzaal van de voormalige meisjeskostschool Les Peupliers.

In zitting van 16 mei 2022 werd kennisgenomen van en ingestemd met het advies van dienst Gebouwen om voor de ontwerpopdracht voor de restauratie van de turnzaal van de voormalige meisjeskostschool Les Peupliers een nieuwe plaatsingsprocedure op te starten.

Het college van burgemeester en schepenen verleende in zitting van 27 juni 2022 goedkeuring aan de opdrachtdocumenten, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

In de zitting van 27 juni 2022 werd ook de projectfiche voor het project "De turnzaal 'Les Peupliers' is gerestaureerd en herbestemd" goedgekeurd.

In zitting van 7 november 2022 gunde het het college van burgemeester en schepenen de opdracht “Aanstellen van een ontwerpteam voor de restauratie en herbestemming van de turnzaal 'Les Peupliers' bij de stedelijke academie voor muziek, woord en dans.” aan aNNo architecten bvba, Forelstraat 55B te 9000 Gent.

In de zitting van 6 maart 2023 werd kennisgenomen van de bestaande noden van de stedelijke academie voor muziek, woord en dans, en beslist om de opportuniteit van de aankoop van een deel van Bolwerkstraat 25 (verder vernoemd als 'het bijgebouw) verder te onderzoeken.

In de zitting van 3 april 2023 werd beslist om over te gaan tot de aankoop van het bijgebouw in Bolwerkstraat 25 en het scenario waarbij én het bijgebouw wordt verbouwd én waarbij een uitbreiding van de gemeenschappelijke delen van de stedelijke academie voor muziek woord en dans mee wordt opgenomen in de scope van het project en deze werken op te nemen als aanvullende opdracht bij de lopende dienstenopdracht voor de  ontwerpopdracht voor de restauratie en herbestemming van de turnzaal van de voormalige meisjeskostschool Les Peupliers, gegund aan aNNo architecten bvba, Forelstraat 55B te 9000 Gent. 

In de gemeenteraadszitting van 24 april 2023 werd beslist tot machtiging voor het doen van een bod op het bijgebouw in de Bolwerkstraat 25. De verkoop werd reeds gesloten.

In de zitting van 23 oktober 2023 werd het voorontwerp goedgekeurd van de restauratie alsook de verbouwing van het bijgebouw. 

De totale kostprijs van de bouwkost van het aangepaste voorontwerp van de restauratie van de turnzaal, de verbouwing van het bijgebouw, de aanvullende werken en de stabilisatie werd aldus in oktober 2023 geraamd op 1 756 563,24 euro  inclusief 6% btw, inclusief  onvoorziene bouwkosten en wettelijke prijsherzieningen.

Voorwaarden brandweer:

Er werd bij goedkeuring van het voorontwerp kennis genomen van het feit dat in de raming bij voorontwerp nog geen rekening gehouden werd met de voorwaarden die de brandweer mogelijk zou stellen voor de compartimentering van het badhuis met betrekking tot het geplande gebruik van de te restaureren turnzaal en aanhorigheden. Naast het restauratiedossier en de uitbreiding met woning Bolwerkstraat 25, zal er op aangeven van de brandweer (dit werd besproken tijdens de voorbespreking met de brandweer ter plaatse dd. 26 oktober 2023) ook een aanpassing moeten gebeuren aan de interne circulatie om hier een conform evacuatiescenario te realiseren op basis van de scholennorm, het kb Basisnorm en de PTI-voorschriften:

• De uitgang van deze trappenhal dient aan te sluiten op een evacuatieweg. Deze mag geen meubilair bevatten en dient gecompartimenteerd te zijn qua wanden en deuren. Daarom wordt een doorsteek gemaakt naar de inkomhal, waarbij de wachtruimte deel wordt van het compartiment dat de zalen omvat. Hiervoor wordt een aanpassing van het evacuatietraject doorgevoerd met enkele kleine stabiliteit technische werken en enkele bijkomende compartimenterende deuren. De kosten worden mee opgenomen in het voorliggende aanbestedingsdossier van de werken.
• Het is zo dat de huidige stalen binnentrap niet voldoet aan de juiste doorloophoogtes. Deze zone kan niet worden aanzien als een duplex met een interne verbindingstrap vermits de 2^e verdieping zijn 2^de evacuatieweg door deze zone heeft lopen. Er zal in de toekomst dus een aanpassing dienen te gebeuren binnen het bestaande gebouw. In de voorbespreking met de brandweer ter plaatse dd. 26 oktober 2023, werden de mogelijkheden overlopen en werd overeengekomen dat een trapbreedte van 80cm wel kan behouden blijven, hoewel de scholennorm een trapbreedte van 120cm vraag. Vermits het hier gaat over een bestaand gebouw met een lage bezettingsgraad op de 2^e verdieping, wordt in dit geval akkoord gegaan dat men minimum aan het KB basisnorm moet voldoen.  De huidige trapconstructie kan niet worden behouden, omwille van de lokaal beperkte doorloophoogte (178cm op een bepaald punt). De intekening in de nieuwe toestand houdt hiermee rekening.
• Ook dient een compartimentering van het trappengeheel te worden gerealiseerd. Nu is hier niet aan voldaan. Een aantal deuren en wanden dienen een juiste brandweerstand te krijgen om dit te realiseren.
• Evenzo zal het lokaal op de tussenverdieping geen bezetting met leerlingen mogen hebben, vermits dit niet bereikbaar is voor de brandweer. Dit moet worden omgevormd naar een lokaal met enkel een bezetting gelinkt aan de administratieve functie van het gebouw.
• De toegangsdeur van het gebouw, de schuifdeur aan de Bolwerkstraat, is niet conform betreffende brandveiligheid. Deze schuifdeur heeft niet de nodige doorgangsbreedte qua vluchtbreedte (min. 120cm) en dient ook qua ontgrendeling te worden aangepakt. Samen met de conformiteit aan de toegankelijkheidsverordening wordt de inkomzone op termijn gewijzigd.

Deze voorwaarden werden reeds mee geïntegreerd in de documenten van de omgevingsvergunningsaanvraag.

Volgende aanpassingen kunnen mee worden opgenomen in de scope van het voorliggende uitvoeringsontwerp en het aanbestedingsdossier:

• De uitgang van deze trappenhal dient aan te sluiten op een evacuatieweg. Deze mag geen meubilair bevatten en dient gecompartimenteerd te zijn qua wanden en deuren. Daarom wordt een doorsteek gemaakt naar de inkomhal, waarbij de wachtruimte deel wordt van het compartiment dat de zalen omvat. Hiervoor wordt een aanpassing van het evacuatietraject doorgevoerd met enkele kleine stabiliteit technische werken en enkele bijkomende compartimenterende deuren. De kosten van deze bijkomende werken worden geraamd op een budget van 35 000 euro. Dit betekent een bijkomend totaal van 42 442,4 euro inclusief 6% btw, inclusief onvoorziene bouwkosten en wettelijke prijsherzieningen. Vermits dit een aanvullende opdracht zal betekenen voor de architect dient hier ook een ereloon op te worden berekend- dit wordt geraamd op van 4 360,36 euro inclusief 6% btw, inclusief onvoorziene bouwkosten en wettelijke prijsherzieningen.

De andere aanpassingen  worden niet mee opgenomen in de scope van het voorliggende uitvoeringsontwerp en het aanbestedingsdossier - vermits dit werken zijn die in een ander gebouwdeel en in een andere fasering dan de bouwwerken moeten gerealiseerd worden, worden deze niet toegevoegd aan het restauratie- en verbouwingsdossier, maar apart in een latere fase aanbesteed (ook is de expertise van de restauratie-architect in onderstaande punten niet vereist)

Omgevingsvergunningsaanvraag:

Op 5 februari 2024 werd de omgevingsvergunningsaanvraag ingediend.

Op 15 mei 2024 werd de omgevingsvergunningsaanvraag, mits voorwaarden toegekend. Deze voorwaarden worden mee opgenomen  in het aanbestedingsdossier.

Deze voorwaarden omvatten:

• Advies van het Agentschap Onroerend Erfgoed 
  • vensterbankhoogte aan voorgevel aan te passen
  • pleisterwerk voorgevel - vlakke bepleistering
  • toevoeging van dak- of zijdelings raam in de achtergevel
  • detaillering van de binnendeuren ter goedkeuring voor te leggen
  • voorwaarden voor een ventilatierooster in de turnzaal
  • kleurstelling tijdens uitvoering ter goedkeuring voor te leggen
  • toegangsdeur badhuis qua kleurstelling en horizontale verdeling gelijkend maken aan historische deur - dit wordt uit de scope gelaten van de werken met betrekking tot het restauratie- en verbouwingsproject 
  • er wordt aanbevolen om de voorgevel van het oude badhuis te ontdoen van de recente pleisterwerken - dit wordt uit de scope gelaten van het restauratie- en verbouwingsproject
• Advies van Inter Vlaanderen (niet verplicht)
  • aanpassing van enkele handgrepen en hellingen naar betere toegankelijkheid in de binnen- en buitenomgeving;
  • aanpassing nieuwe mindervalide sanitair
  • als de verticale circulatie vernieuwd wordt, moet deze voorzien worden conform de bepalingen van de verordening en zou er ook een lift/helling voorzien moeten worden. -De nieuwe trap voldoet niet aan de bepalingen van de verordening.

    →Voor beide elementen kan een afwijking toegekend worden op basis van art. 33 ‘plaatselijke omstandigheden (de bestaande situatie) vereisen een andere bouwwijze’.

Restauratiepremie:

Op 23 mei 2024 werd de goedkeuring ontvangen van de erfgoedconsulent met betrekking tot de aanpassing van de lijst der werken waarop de toekenning van de restauratiepremie zich baseerde. Deze lijst der werken werd aangepast vermits deze zich baseerde op het dossier dat dateerde van 2013, dat ondertussen, 11 jaar later, aan een grondige update toe was omwille van de staat van het gebouw en het gewijzigde plan van eisen. 

Uit deze lijst der werken kan worden opgemaakt dat de restauratiepremie met volgende ramingsbedragen kan worden uitgebreid :

• originele premie 201 315,07 euro btw niet betoelaagbaar op basis van de lijst der werken dd. 2013;
• + indexering: bijkomende premie van 10% (met een maximum van 125 000 euro) = 20 131,51 euro btw niet betoelaagbaar;
• + bijkomende premie van 10% meer- en bijwerken (met maximum van 125 000 euro) = 22 343,09 euro btw niet betoelaagbaar.

vermoedelijk totaal premie : 243 789,67 euro btw niet betoelaagbaar.

Deze lijst der werken werd ook goedgekeurd door de erfgoedconsulent van het Agentschap Onroerend Erfgoed (Gertjan Madalijns) op 23 mei 2024.

Aanbestedingsdossier voor werken GEB 2024-07: 

Er worden nog opties ingebouwd in het dossier waarbij de prijs wordt opgevraagd voor:

• artikel 60.10 - garantie en onderhoud (24 maanden) + voorstel onderhoudscontract
• artikel 56.11.1 - wandbekleding - tegels keramisch
•  artikel 80.21.21 op gips- & kalkpleisters - natuurdispersieverf op gipskartonplaten - meerprijs - > optioneel ; dit artikel wordt van kracht indien artikel B 56.11.1 geschrapt wordt

Inclusief alle optionele posten wordt in deze fase de totale bouwkost aldus indicatief geraamd op 1 404 172,19 euro (raming ontwerper) inclusief onvoorziene bouwkosten en wettelijke prijsherzieningen. wordt de totale bouwkost aldus geraamd op 1 606 372,99 euro exclusief btw, of 1 702 755,36 euro inclusief btw. (exclusief bouwkundige opties op 1 595 583,21 euro exclusief btw, of 1 691 318,20 euro inclusief btw.) 

aNNo architecten heeft de opdrachtdocumenten voor de werken opgesteld. De gemeenteraad dient de opdrachtdocumenten voor de werken en de plaatsingsprocedure goed te keuren. Er wordt voorgesteld een openbare procedure te voeren, waarbij wordt besloten deze niet in percelen op te delen.

• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, zoals gewijzigd.
• Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° d) ii) (de opdracht kan slechts door één bepaalde ondernemer worden uitgevoerd om redenen van: mededinging ontbreekt om technische redenen) en artikel 57.
• Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, zoals gewijzigd.
• Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, zoals gewijzigd.