2023_RvB_00016 - Vaststellen algemeen reglement voor het gebruik van vrijetijdsinfrastructuur van stad en autonoom gemeentebedrijf Vilvoorde. - Beslissing

Bij gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007 werd het huishoudelijk reglement voor de sportaccommodaties vastgesteld. Daarnaast is er het gebruikersreglement van toepassing op cc Het Bolwerk – cc Koningslo – Stedelijke Scholen – Ruiterijcomplex Domein 3Fonteinen – Ontmoetingslokaal Houtem. de reglementen regelen aanvragen voor verhuur, voorrangsregels, en algemene en specifieke afspraken voor verhuur van de betrokken accommodaties. 

De reglementen zijn gedateerd en niet op elkaar afgestemd. ook breidt de vrijetijdsinfrastructuur voor verhuur  tevens uit. 

Voor het beheer van de vrijetijdsinfrastructuur van stad en autonoom gemeentebedrijf Vilvoorde is een degelijk kader nodig met afspraken rond doelgroep en toepassingsgebied, algemene verplichtingen en gebruiksvoorwaarden, aanvraagprocedure, controle en sancties en retributies. Drie reglementen moeten hiervoor zorgen:

1. Een algemeen reglement voor het gebruik van vrijetijdsinfrastructuur regelt de verhuur van vrijetijdsinfrastructuur ter beschikking gesteld door de stad Vilvoorde en autonoom gemeentebedrijf Vilvoorde voor activiteiten van verenigingen, particulieren en andere organisaties.
2. Een retributiereglement voor het gebruik van stedelijke vrijetijdsinfrastructuur regelt tarieven en andere vergoedingen verbonden aan het gebruik van een accommodatie.
3. Huishoudelijke reglementen regelen specifieke verplichtingen en gebruiksvoorwaarden per type gebruik (indoor sportinfrastructuur, outdoor sportinfrastructuur, eten en drinken, fuiven, hobby en atelier, samen komen en vergaderen, en tentoonstellingen).
4. Aanvullend wordt per zaal een afsprakennota/technische fiche ter beschikking gesteld van de huurder met uittreksels uit voorvermelde reglementen met de voornaamste geldende regels, technische specificaties en specifieke afspraken. Een eerste voorbeeld vind je terug in bijlage en wordt de komende 2 maand nog verder verfijnd. 

In dit agendapunt wordt het algemeen regelement ter goedkeuring voorgelegd. Basis van het algemeen reglement is de samenvoeging van het huishoudelijk reglement voor de sportaccommodaties en het gebruikersreglement voor cultuuraccommodaties. De inhoud is op elkaar afgestemd, geactualiseerd en vereenvoudigd om naleving en controle te vergemakkelijken.