Notarissen en vastgoedmakelaars kunnen bij het stadsbestuur informatie over onroerende goederen aanvragen. Het is immers belangrijk dat potentiële kopers met kennis van zaken een beslissing kunnen nemen over een onroerend goed.
Steden en gemeenten zijn op zoek gegaan naar mogelijkheden om informatie over onroerende goederen efficiënter en veiliger te delen en werkten daarom samen met het agentschap Digitaal Vlaanderen om een Vastgoedinformatieplatform (VIP) te ontwikkelen. Het VIP is een elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie en vastgoeddossiers tussen bronhouders en aanvragers. Via het VIP kan de aanvrager van vastgoedinfo via één eenvoudige weg de benodigde data in het kader van een verkoop of langdurige verhuur opvragen. Het platform verzamelt hiervoor alle data uit de beschikbare, aangesloten bronnen (centrale registers & gemeenten).
Vanaf januari 2024 is het gebruik van het platform decretaal verplicht. In eerste instantie zal het gebruik verplicht worden voor notarissen en vastgoedmakelaars.
De instap van de gemeentes wordt in "waves" gepland. De instap van het stadsbestuur Vilvoorde is gepland voor wave 7, wat staat voor een instap tussen 14 november en 15 december 2023. Om de gemeenten van deze laatste wave niet meer te verplichten om te werken met twee systemen, kunnen de gemeenten opteren om in te stappen tussen 1 en 15 januari 2024.
Het stadsbestuur Vilvoorde zal instappen op 9 januari 2024.
Daarnaast wordt met een verwerkingsovereenkomst de modaliteiten van de eventuele verwerking van persoonsgegevens in het kader van het vastgoeddossier geregeld.
Het verzamelen en ontsluiten van vastgoeddossiers via het VIP op verzoek van aanvragers brengt voor de gemeente een administratieve last en bijhorende kost met zich mee. Hiervoor zal in een afzonderlijk besluit een retributiereglement vastgesteld worden.
Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:
1° vastgoedinformatie: gebouw-, grond- of omgevingsgebonden gegevens inzake een onroerend goed, inclusief informatie met betrekking tot het juridische, administratieve of fysieke statuut van dit onroerend goed;
2° lokale gegevensbron: vastgoedinformatie die een gemeente of de rechtspersonen die ervan afhangen, beheert;
3° centrale gegevensbron: vastgoedinformatie die een Vlaamse instantie of een externe overheid beheert;
4° Vastgoedinformatieplatform of VIP: elektronisch informatiesysteem voor de ontsluiting, samenvoeging en veilige gegevensdeling van vastgoedinformatie tussen aanleverende entiteiten en aanvragers;
5° vastgoeddossier: de combinatie van verschillende datasets, samengesteld uit vastgoedinformatie met betrekking tot een perceel, of een onderdeel, die op aanvraag wordt ontsloten door de aanleverende entiteit, door Digitaal Vlaanderen wordt samengevoegd en door de lokale overheid ter beschikking wordt gesteld aan de aanvrager;
6° externe overheid: overheidsinstanties, vermeld in artikel I.3, 8° van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
7° Vlaamse instantie: elk van de volgende overheidsinstanties:
a) de instanties van de Vlaamse overheid, vermeld in artikel I.3, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
b) de instellingen met een publieke taak, vermeld in artikel I.3, 6°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, voor zover ze afhangen van de Vlaamse overheid of van een of meer andere instellingen met een publieke taak die afhangen van de Vlaamse overheid;
c) de instanties van de Vlaamse overheid, vermeld in artikel I.3, 7°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;
8° aanvrager: de notaris of vastgoedmakelaar die in het kader van zijn beroepsactiviteiten of taken van algemeen belang die bij of krachtens een supranationale of wetskrachtige norm bepaalde vastgoedinformatie nodig heeft en daartoe een aanvraag via het VIP doet;
9° algemene verordening gegevensbescherming: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
10° persoonsgegevens: de gegevens, vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming;
11° verwerking: een verwerking als vermeld in artikel 4, 2), van de algemene verordening gegevensbescherming;
12° verwerkingsverantwoordelijke: een verwerkingsverantwoordelijke als vermeld in artikel 4, 7), van de algemene verordening gegevensbescherming;
13° betrokkene: een betrokkene als vermeld in artikel 4, 1), van de algemene verordening gegevensbescherming.
De stad Vilvoorde verzamelt de opgevraagde vastgoedinformatie uit lokale gegevensbronnen. De stad doet een beroep op het VIP om vastgoedinformatie uit centrale gegevensbronnen op te halen en samen te voegen met het vastgoeddossier. De stad Vilvoorde stelt het vastgoeddossier via het Vastgoedinformatieplatform aan de aanvrager ter beschikking.
In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van het vastgoeddossier, verwerkt de gemeente die gegevens met als doeleinde om aanvragers samengevoegde vastgoedinformatie uit centrale en lokale gegevensbronnen ter beschikking te stellen in het kader van hun beroepsactiviteiten of in het kader van taken van algemeen belang die bij of krachtens een supranationale of wetskrachtige norm zijn bepaald.
Vanaf de operationalisering van het vastgoedinformatieplatform in Vilvoorde wordt ten voordele van de stad een retributie geheven op aanvragen, gedaan via het Vastgoedinformatieplatform, tot het verkrijgen van het vastgoeddossier. De retributie wordt vastgesteld in een afzonderlijk reglement.
Verwerking van persoonsgegevens:
§1. In de mate dat persoonsgegevens zouden worden verwerkt in het kader van het vastgoeddossier, treedt de stad Vilvoorde voor de doeleinden omschreven in artikel 2 op als verwerkingsverantwoordelijke.
§2. De gemeente verwerkt voor de doeleinden omschreven in artikel 2 persoonsgegevens met betrekking tot de volgende categorieën van betrokkenen:
1. aanvragers; en
2. houders van rechten op een perceel, of een onderdeel, waarvoor het vastgoeddossier wordt aangevraagd.
§3. De gemeente verwerkt voor de doeleinden omschreven in artikel 2 volgende categorieën van persoonsgegevens:
1. contact- en identificatiegegevens;
2. financiële gegevens;
3. het identificatienummer van het Rijksregister/KBO-nummer;
4. vastgoedinformatie;
5. gegevens in het kader van openbare onderzoeken en overtredingen.
§4. De stad Vilvoorde bewaart de persoonsgegevens die het verwerkt, niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden, vermeld in artikel 2, te bereiken en conform artikel III.87, §1 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, of tot de betrokkene vraagt om de persoonsgegevens die gemeente Torhout verwerkt, te verwijderen, conform de voorwaarden, vermeld in de algemene verordening gegevensbescherming. De archiveringstermijn van de persoonsgegevens bij de gemeente Torhout bedraagt 3 jaar overeenkomstig de bepalingen van de Selectielijst voor Vlaamse gemeentearchieven.
§5. De stad Vilvoorde doet een beroep op agentschap Digitaal Vlaanderen voor de doeleinden omschreven in artikel 2. Agentschap Digitaal Vlaanderen treedt in dit kader op als verwerker van de stad Vilvoorde, die de verwerkingsverantwoordelijke is. De modaliteiten van de verwerking zijn geregeld in de verwerkingsovereenkomst die te vinden is in bijlage en wordt goedgekeurd.
De vastgoeddossiers die de stad Vilvoorde via het Vastgoedinformatieplatform ter beschikking stelt, worden niet ondertekend aangezien het vastgoeddossier een louter informatief document betreft dat geen beleidsmatige stellingname inhoudt en niet kwalificeert als stuk of briefwisseling in de zin van artikel 279 van het Decreet lokaal bestuur.
Dis besluit wordt toegestuurd naar het Agentschap Digitaal Vlaanderen.