De stedelijke scholen evolueren verder naar een digitale leeromgeving en hebben naast hardware ook steeds nood aan kleinere ICT-infrastructuur. Om snel te kunnen reageren op de ICT noden van de scholen streeft de dienst Onderwijs ernaar te werken met een bestaande raamovereenkomst via een aankoopcentrale. Het bestuur moet zelf geen gunningsprocedure voeren en kan op de knowhow en technische expertise inzake de aankoop van ICT-infrastructuur rekenen van de andere aanbesteder.
De open raamovereenkomst "Aankoop van nieuwe personal computers A-Merken" van vzw DOKO (Diensten ter Ondersteuning van het Katholiek Onderwijs) waarop eind 2020 werd ingetekend liep ten einde op 15 mei 2023. Een nieuwe raamovereenkomst die voor de werkgroep ICT van de scholengemeenschap Stedelijk Onderwijs Vilvoorde het interessantst lijkt, betreft de overeenkomst "Aankoop personal computers A-merken". De nieuwe raamovereenkomst van vzw DOKO omvat de aankoop van desktops, laptops, Chromebooks, tablets, gsm’s en randapparatuur zoals digiborden, laptopkarren, projectoren, dockingstations en allerhande accessoires. Het aanbod beperkt zich niet tot Windows/Android/Linux (perceel 1) maar ook Apple werd via een tweede perceel toegevoegd. Ook dienstverlening zoals een all-in onderhoudscontract en licenties zit in het aanbod vervat.
Het eerste perceel werd gegund aan Signpost België. Leden kunnen na tekening van een mandaatformulier zonder aanbesteding toestellen uit de inventaris en catalogus kopen. In deze raamovereenkomst zijn scherpe prijzen bekomen en is mogelijkheid tot opties en uitbreidingen. Bij intekening geldt wel een verplichting de goederen uit de catalogus bij Signpost te bestellen. De overeenkomst van vzw DOKO met Signpost heeft een looptijd van 2 jaar met mogelijkheid tot verlenging van 2 maal 1 jaar (van 16 mei 2023 tot 16 mei 2027).
Het tweede perceel werd gegund aan Econocom Products and Solutions Belux en omvat Apple hardware, randapparatuur en de bijhorende dienstverlening. De looptijd van dit tweede perceel is startend op 24 mei 2023 en eindigend op 23 november 2023 eerder beperkt.
De werkgroep ICT van de scholengemeenschap Stedelijk Onderwijs Vilvoorde behoudt zich de mogelijkheid enkel in te tekenen op perceel 1 van de nieuwe raamovereenkomst en vraagt hiervoor de toestemming.
Met het oog op een mogelijke inschrijving op een interessante raamovereenkomst voor de aankoop van personal computers en aanverwant ICT-materiaal besliste het college van burgemeester en schepenen in zitting van 3 augustus 2020 om zich kandidaat te stellen voor de toetreding tot vzw DOKO. De vzw heeft de toetreding aanvaard.
De vzw ondersteunt leden van het Katholiek Onderwijs Vlaanderen en aanverwante verenigingen bij de toepassing van de wetgeving op overheidsopdrachten. Vzw DOKO fungeert daarbij ook als aankoopcentrale voor het uitrollen van raamovereenkomsten, geeft juridische ondersteuning en advies met betrekking tot de wetgeving overheidsopdrachten, stelt voorbeeldbestekken op, organiseert vormingen en ondersteunt netwerkgroepen. Om toe te treden hoeft men geen lid te zijn van Katholiek Onderwijs Vlaanderen. In de statuten van vzw DOKO werd de mogelijkheid voorzien om nieuwe leden toe te voegen. Stedelijk onderwijs valt onder de categorie onderwijsorganisaties. Verschillende gemeentescholen, GO!-scholengroepen hebben inmiddels de toetredingsprocedure doorlopen en nemen af van één of andere raamovereenkomst. Na het ontvangen van een officiële vraag tot toetreding bij middel van een uittreksel van de collegebeslissing wordt dit geagendeerd op de eerst volgende raad van bestuur van vzw DOKO.
In zitting van 28 september 2020 besliste de gemeenteraad tot formele toetreding tot de vzw DOKO. Het stadsbestuur kan sindsdien toetredingsaanvragen via mandaat indienen om af te nemen van een DOKO raamovereenkomst.
Lease- of huurkoopovereenkomsten kunnen een duurtijd hebben van meer dan vier jaar.
In overeenstemming met het besluit van 22 februari 2021 houdende de vaststelling van het begrip 'dagelijks bestuur' is de vaststelling van de opdrachtdocumenten en de plaatsingsprocedure van een overheidsopdracht de bevoegdheid van het uitvoerend orgaan:
Er wordt een beroep gedaan op de opdrachtencentrale van vzw DOKO voor afname van perceel 1 binnen de raamovereenkomst "Aankoop personal computers A-merken".
Het college van burgemeester en schepenen kan bijgevolg afnemen van de leverancier, aan wie de opdracht gegund is door de opdrachtencentrale, en overeenkomsten sluiten met een looptijd van langer dan vier jaar.
Een afschrift van dit besluit wordt verstuurd naar vzw DOKO.