2022_GR_00130 - Goedkeuren van het activiteitenverslag, jaarrekening, planning en begroting van de projectvereniging Brabantse Kouters Oost. - Beslissing

Met e-mail van 31 maart 2022 vraagt de projectvereniging Brabantse Kouters Oost om de documenten in verband met de werking van 2021-2022 ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.

Gezien de meerwaarde van een intergemeentelijke samenwerking rond bouwkundig erfgoed, landschappelijk erfgoed en archeologie en de complementariteit met de werking van Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw (RLBK) heeft RLBK in 2019 het initiatief genomen om samen met de steden en gemeenten in de Brabantse Kouters de oprichting van Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddiensten voor te bereiden.

Dit leidde tot de oprichting van twee projectverenigingen ter bevordering van de intergemeentelijke samenwerking rond onroerend erfgoed in de Brabantse Kouters: Brabantse Kouters Oost (gemeenten Kraainem, Machelen, Steenokkerzeel, Wezembeek-Oppem, Zaventem en Zemst en de stad Vilvoorde) en Brabantse Kouters West (gemeenten Asse, Grimbergen, Meise, Merchtem en Wemmel). De stad Vilvoorde stemde in met de oprichting van en toetreding tot de projectvereniging Brabantse Kouters Oost tijdens de zitting van de gemeenteraad van 25 november 2019. Tijdens dezelfde zitting werd ook de opmaak van een aanvraagdossier voor erkenning als Intergemeentelijke Onroerend Erfgoeddienst (IOED) bij de Vlaamse overheid goedgekeurd. 

De beide projectverenigingen (Brabantse Kouters Oost en Brabantse Kouters West) sloten een samenwerkingsovereenkomst af met Regionaal Landschap Brabantse Kouters vzw (RLBK) voor de uitvoering van de erfgoedwerking door RLBK.

Een erkenning als IOED (en bijhorende Vlaamse financiering) werd tijdens de eerste aanvraagronde in 2020 nog niet verleend door de Vlaamse overheid, maar op de vergadering van 16 november 2020 beslisten de raden van bestuur van beide projectverenigingen om:

• Een beperkte erfgoedwerking uit te bouwen in verhouding tot de financiële input vanuit de aangesloten gemeenten.
• Nauw samen te werken tussen de projectverenigingen Brabantse Kouters West en Brabantse Kouters Oost (gezamenlijke inhoudelijke werking, begroting, vergaderingen).
• Daarbij volgende inhoudelijke speerpunten voor 2021-2022-2023 naar voor te schuiven:
1. Herinventarisatie en valorisatie van bouwkundige erfgoed op de Vlaamse Inventaris.
2. De opmaak van een nieuw aanvraagdossier voor de erkenning als IOED in 2022.
3. Ondersteuning gemeenten i.k.v. funerair erfgoed.
4. Onderzoeken mogelijkheden tot samenwerken bij publiekswerking (bv. Open Monumentendag).
• RLBK de opdracht te geven een deeltijdse medewerker aan te werven om deze werking op te starten. Deze medewerker kwam in dienst van RLBK op 24 mei 2021.

Conform het decreet lokaal bestuur wordt de jaarrekening van de projectvereniging door de raad van bestuur besproken en voorlopig goedgekeurd. Dit gebeurde op de vergadering van 8 maart 2022. Conform ditzelfde decreet dient elke projectvereniging jaarlijks deze jaarrekening vervolgens formeel te laten goedkeuren door de gemeenteraden van de aangesloten gemeenten. 

De statuten van projectvereniging Brabantse Kouters Oost bepalen daarnaast bijkomend dat de planning en begroting (zoals beide voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de raad van bestuur van 1 december 2021 en het jaarverslag (zoals voorgelegd en goedgekeurd op de vergadering van de raad van bestuur van 8 maart 2022) ook goedgekeurd dienen te worden door de gemeenteraad.

Dit besluit draagt bij aan de realisatie van het gemeentelijk erfgoedbeleid en houdt geen bijkomend financieel engagement in van de stad Vilvoorde.
De meerjarige financiële verbintenis vanuit de gemeente zoals beschreven in artikel 20 van de statuten werd reeds goedgekeurd op de vergadering van de gemeenteraad van 25 november 2019.
De gemeentebesturen cofinancieren de projectvereniging via een jaarlijkse subsidie die bestaat uit een vast basisbedrag van 2 500 euro en een variabele bijdrage op basis van het aantal inwoners. Elk gemeentebestuur betaalt voor de variabele bijdrage 0,11 euro per inwoner. Het bevolkingscijfer wordt vastgesteld aan de hand van de jongste gepubliceerde officiële statistieken van de overheid. Het volledige subsidiebedrag wordt jaarlijks aangepast volgens de gezondheidsindex met als referentie de index op het moment van oprichting van de projectvereniging.
De bijdragen worden jaarlijks aangepast op basis van de bevolkingscijfers volgens Statbel en geïndexeerd volgens de gezondheidsindex. De referentie voor indexering is de oprichtingsdatum van de IOED (gepland op 18 december 2019).

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder Afd. 2 art. 404.
• De statuten van de projectvereniging Brabantse Kouters Oost, in het bijzonder hoofdstuk 3 art. 18.