In de zitting van 17 augustus 2015 stelde het college van burgemeester en schepenen Publius advocaten cvba aan voor juridische begeleiding bij het gunningstraject dat moest leiden tot de toewijzing van een promotieopdracht van werken voor het ontwerp, de financiering en de bouw van nieuwe infrastructuur voor de stedelijke basisschool De Groene Planeet. In zitting van 31 augustus 2015 stelde het college van burgemeester en schepenen ArchitectuurGroep Oosthoven bvba aan voor de technische begeleiding bij hetzelfde project.
In zitting van 23 november 2015 besliste het college van burgemeester en schepenen om voor het realiseren van nieuwe infrastructuur ten behoeve van de stedelijke basisschool De Groene Planeet een promotieopdracht van werken op te starten voor het ontwerp (Design), de bouw (Build) en de prefinanciering (Finance) van nieuwe infrastructuur voor de stedelijke basisschool De Groene Planeet.
De gemeenteraad besliste in zitting van 25 april 2016 tot het uitschrijven van de opdracht met toepassing van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking met vijf fasen, met name een selectiefase, een offertefase, een onderhandelingsfase, een eindoffertefase en een overeenkomstfase. De selectieleidraad werd in dezelfde gemeenteraadszitting goedgekeurd.
De eerste fase (selectiefase), waarbij de opdracht werd aangekondigd in het Bulletin der Aanbestedingen van 12 mei 2015 en de kandidaten een aanvraag tot deelneming konden indienen tot uiterlijk 14 juni 2016 werd doorlopen. Er werden zeven aanvragen tot deelneming ingediend. In zitting van 10 oktober 2016 besliste het college van burgemeester en schepenen tot selectie van de volgende vijf kandidaten om tot het vervolg van de gunningsprocedure toegelaten te worden:
De gemeenteraad verleende op 17 oktober 2016 goedkeuring aan het DBF-bestek met bijlagen voor de promotieopdracht van werken voor het ontwerpen, bouwen en prefinancieren van nieuwe infrastructuur ten behoeve van de stedelijke basisschool De Groene Planeet, opgesteld door Publius advocaten cvba, Cogels-Osylei 61, 2600 Antwerpen.
In de tweede fase (offertefase) werden de geselecteerde kandidaten uitgenodigd om op basis van dit bestek een offerte in te dienen, en dit uiterlijk op 25 april 2017 om 15 uur (uitgesteld naar 16 mei 2017 om 15.00 uur). Volgende kandidaten dienden een offerte in:
In zitting van 26 augustus 2019 besliste het college van burgemeester en schepenen tot aanduiding van Groep Van Roey nv - Van Roey Vastgoed als voorkeursbieder voor de promotieopdracht van werken voor het ontwerpen, bouwen en prefinancieren van nieuwe infrastructuur ten behoeve van de stedelijke basisschool De Groene Planeet, zijnde de inschrijver aan wie op basis van de gunningscriteria de hoogste score werd toegekend.
In de derde fase (onderhandelingsfase) werden verdere besprekingen gevoerd met Groep Van Roey nv - Van Roey Vastgoed met het oog op het optimaliseren van de offerte en het opmaken van een overeenkomst.
Op 29 maart 2021 diende Groep Van Roey nv - Van Roey Vastgoed een eindofferte in (eindoffertefase).
In zitting van 10 mei 2021 gunde het college van burgemeester en schepenen de opdracht voor de promotieopdracht van werken voor het ontwerpen, bouwen en prefinancieren van nieuwe infrastructuur ten behoeve van de stedelijke basisschool De Groene Planeet aan Groep Van Roey nv - Van Roey Vastgoed, Oostmalsesteenweg 261 te 2310 Rijkevorsel, tegen de vastgestelde prijs van 6 187 223,72 euro exclusief btw, of 6 549 464,59 euro inclusief 6% btw.
De overeenkomstfase is de vijfde en laatste fase van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, zoals bepaald in de selectieleidraad en het bestek. De overeenkomst legt de
modaliteiten vast voor de uitvoering van de opdracht; door de ondertekening ervan komt de overeenkomst tot stand.
De gemeenteraad dient de overeenkomst goed te keuren aangezien een recht van opstal is opgenomen.
De overeenkomst tussen de stad Vilvoorde en het samenwerkingsverband Groep Van Roey – Van Roey Vastgoed betreffende de 'Promotieopdracht met het oog op de levering van nieuwe infrastructuur ten behoeve van de stedelijke basisschool De Groene Planeet' wordt goedgekeurd.
De overeenkomst als bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing.
De voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur worden gemachtigd om de overeenkomst te ondertekenen.
Het college van burgemeester en schepenen worden belast met de uitvoering van dit besluit.
Een afschrift van dit besluit wordt toegestuurd naar het samenwerkingsverband Groep Van Roey – Van Roey Vastgoed.