Het stadsbestuur en het OCMW hebben reeds een kader voor organisatiebeheersing. Naar aanleiding van de integratie stad /OCMW werd een evaluatie gemaakt van de kaders voor organisatiebeheersing met de bedoeling deze op elkaar af te stemmen.
Er is dus niet gestart van een blanco blad maar de kennis en ervaring van de beide besturen wordt gebruikt om tot een werkbaar, overzichtelijk en decretaal sluitend systeem te komen.
De artikels 217 tot en met 220 van het decreet lokaal bestuur behandelen de bepalingen m.b.t. organisatiebeheersing.
"Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat de organisatie:
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten.
Het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
De algemeen directeur kan, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen. De toepassing van het eerste lid ontslaat de algemeen directeur of de financieel directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid".
Het nieuwe organisatiebeheersingssysteem werd conform voormelde bepalingen van het decreet lokaal bestuur vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam.
Het model beschrijft hoe rollen en verantwoordelijkheden rond interne controlemaatregelen en risicobeheersing toegewezen en gecoördineerd worden.
Het bestaat uit drie ‘verdedigingslijnen’ t.o.v. risico’s die het behalen van de doelstellingen van de organisatie zouden kunnen ondermijnen.
De eerste verdedigingslijn omvat de functies die verantwoordelijk zijn voor het beheersen van deze risico’s en die de nodige risicobeheersmaatregelen nemen. De tweede lijn omvat functies die de risico’s op globale wijze overzien en monitoren. De derde lijn omvat functies die onafhankelijk (redelijke) zekerheid verschaffen over de effectiviteit van controlemaatregelen en risicobeheersing.
Naast deze drie interne pijlers zijn stad en OCMW Vilvoorde ook onderworpen aan extern toezicht door het agentschap Binnenlands Bestuur. Het agentschap Audit Vlaanderen heeft de bevoegdheid externe audits uit te voeren. Dit wordt als vierde, weliswaar externe, pijler binnen het model beschouwd.
Naast het vastleggen van de rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatiestructuur moeten een organisatie zich ook steeds blijven in vraag stellen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de klassieke PDCA-cyclus, het raamwerk van Audit Vlaanderen en het decreet lokaal bestuur.
Voorgesteld wordt dit nieuwe kader voor organisatiebeheersing goed te keuren.
Het nieuwe kader voor organisatiebeheersing zoals vastgesteld door de algemeen directeur na overleg met het managementteam en beschreven in het document ‘Het algemeen kader organisatiebeheersing’ wordt goedgekeurd.
Het document ‘Het algemeen kader organisatiebeheersing’ maakt integraal deel uit van dit besluit.
Het besluit van 27 maart 2017 houdende de goedkeuring van een nieuw kader voor interne organisatiebeheersing wordt opgeheven.