2021_GR_00345 - Vaststellen van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad. - Beslissing

Op 7 januari 2019 had de installatievergadering van de gemeenteraad plaats.

De gemeenteraad stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad. Deze maatregelen zijn aanvullend ten aanzien van de bepalingen van het decreet lokaal bestuur. In het huishoudelijk reglement worden onder andere bepalingen opgenomen over:

• de vergaderingen waarvoor presentiegeld wordt verleend, het bedrag van het presentiegeld en de nadere regels voor de eventuele terugbetaling van specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van gemeenteraadslid of lid van het college van burgemeester en schepenen;
• de wijze van verzending van de oproeping en de terbeschikkingstelling van het dossier aan de gemeenteraadsleden, alsook de wijze waarop de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden, aan de raadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen verstrekken over die stukken;
• de wijze waarop de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad openbaar worden gemaakt;
• de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift voor gemeenteraadsleden en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert;
• de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen;
• de wijze van stemmen;
• de wijze van notulering en de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ter beschikking worden gesteld van de gemeenteraadsleden;
• de nadere regels voor de samenstelling en de werking van de commissies en de fracties.

In zitting van 25 mei 2020 stelde de gemeenteraad de actuele versie van het huishoudelijk reglement vast. 

Artikel 20 van het decreet lokaal bestuur voorziet nu in de mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen. Het huishoudelijk reglement bepaalt of de gemeenteraad of de gemeenteraadscommissies, vermeld in artikel 37, digitaal of hybride kunnen vergaderen en de wijze waarop. De gemeenteraad kan enkel digitaal vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement. De gemeenteraad kan enkel hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement.

Artikel 5 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad bepaalt dat in uitzonderlijke omstandigheden waarin het moeilijk of niet aangewezen is dat de leden fysiek bij elkaar komen om rechtsgeldig te vergaderen, er digitaal kan vergaderd worden. Hierbij wordt rekening gehouden met de instructies van de toezichthoudende overheid.

De toezichthoudende overheid raadt aan om de uitzonderlijke omstandigheden te preciseren. 

Ook m.b.t. gemeenteraadscommissies kan best formeel opgenomen worden dat digitaal kan vergaderd worden. 

Hybride vergaderen wordt nog niet voorzien omdat de technische mogelijkheden op dit moment nog te beperkt zijn om dit voor de gemeenteraad te regelen.

Tot slot dient in het huishoudelijk reglement best nog formeel opgenomen te worden dat in juni en december de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn voorafgaand aan de gemeenteraad plaats heeft om een correcte besluitvorming rond jaarrekening en aanpassing meerjarenplan mogelijk te maken. 

• Artikels 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.